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Paulina Hernandez: OneDrive Can Make Our Lives Easier!

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by Paulina Hernandez
Expert Educator Columnist, Mexico

As teachers, there are many technologies available for us today, some very recommended. But only until you use them do you realize how useful and amazing they really are … so this time, I will talk about OneDrive, an app provided by Microsoft and one of my favorites to use with my students.

First of all, I will tell you why I consider it a very useful tool and how can you use it in education. I think this has happened to most of us– when a student has to deliver some papers and once he/she arrives at school and starts looking for their USB drive, they realize it’s been forgotten it at home. That’s when they usually proceed to ask to be allowed to deliver their homework the next day.

And then there are those times when you’re working on your computer and suddenly there goes an update, so the computer shuts down and you didn’t get the chance to save anything, meaning you will have to start all over again.

Or what about those times when you find a beautiful shortcut virus on your USB drive and as a result cannot open any file in it. Or maybe you can’t find where you saved a file, even though you swear you’ve saved it a thousand times. Or perhaps you’ve been asked for an urgent file you already have, but it’s not like you carry it in your bag every time you leave home.

And more usually for teachers, other than what I just mentioned, is the fact that sometimes we need to send files to our students and they to us; maybe it has happened to you that no matter how many times you have given them your email address, there’s always someone that will continue asking for it and even sending files to the wrong email.

Having said this, now I can tell you that OneDrive solves these kind of problems and situations. OneDrive is basically having your files online with all the benefits it brings, so it gives you free storage space on the Internet. This, in other words, means you’re able to save your files, upload or download them from any device (computers, tablets, smartphones)– sounds great, right?

Another one of the best options offered by OneDrive is the ability to share files with whomever you want, and for a teacher who sometimes has to send guides, articles and presentations, it’s great to know it’s possible to create a folder and share it with a group of students– you only have to add files to it and everyone will see them.

And my favorite part of OneDrive is that it’s integrated with Office 365 online, making it even more useful as with this, you can create files directly on OneDrive with Word, PowerPoint, Excel, OneNote, and they are even automatically saved while you’re working on them.

I’d like to also mention the benefits of Office online for teamwork. How come? Well, how often do we leave work to be done in pairs or teams with several members while knowing that sometimes some of our students work more than others?

Office 365 Online gives you the option to share a document at the same time you’re creating it. This means that a file can be edited by one, two three, and even more people at the same time, from any device that they are connected through. There’s no way it can get any quickest and easiest than this.

OneDrive has 15 gigabytes of free storage (soon to be unlimited!) and has its app for computers, tablets, smartphones and Xbox so in other words, you can sync your OneDrive in all of these platforms without any problems. With this, I think the advantages of OneDrive in education are many. The truth is that I could keep talking about why this Microsoft tool is so useful, but you won’t see all the benefits until you use it yourself and see how it saves you from those uncomfortable and impractical situations and makes teaching and collaborating with your students way more easier. So give it a try!

En Espanol:

Como profesores hay muchas tecnologías a nuestro alcance hoy en día, algunas muy recomendadas, pero únicamente cuando las usamos nos damos cuenta de que tan útiles e increíbles son. Así que esta vez hablaré de OneDrive una app que nos brida Microsoft y que es una de mis favoritas.

Antes que nada te diré ¿Por qué es una herramienta muy útil? y ¿En qué te puede servir en la educación?

Creo que a todos nos es familiar cuando algún alumno tiene que entregar alguna tarea o un trabajo y una vez que llega a la escuela y se dispone a sacar la memoria USB… se da cuenta que la olvidó en casa. Es cuando normalmente procede a pedir que se le deje entregar el trabajo al día siguiente.

Y esas veces que estás trabajando y por algún reinicio o actualización, tu computadora se apaga, no alcanzas a guardar nada, se borra todo y tienes que empezar de nuevo.
O que encontraste un hermoso virus de acceso directo en tu memoria USB y ahora no puedes abrir ningún archivo. O tal vez no encuentras donde dejaste un archivo el cual juras haber guardado mil veces. O de repente te piden urgentemente un archivo que ya tienes pero no precisamente lo andas cargando en tu bolsa cada que sales de casa.

Y algo más usual para profesores, aparte de lo que acabo de mencionar, está el hecho de que nosotros a veces ocupamos enviar archivos a nuestros alumnos y ellos a nosotros, y te ha pasado que no importa cuántas veces les hayas dado tu dirección correo siempre alguno lo seguirá pidiendo e incluso seguirán enviando archivos a la dirección incorrecta.

Una vez dicho esto ahora sí puedo decirte que OneDrive ayuda a resolver estos problemas. OneDrive es básicamente tener tus archivos online con todos los beneficios que esto genera. Y ya que te da un espacio de almacenamiento gratuito en internet, esto en otras palabras es guardar tus archivos, subirlos, descargarlos e incluso editarlos desde cualquier dispositivo (Computadora, tableta o celular), grandioso no?

Otra de las mejores opciones que brinda es poder compartirlos con quién quieras, y para un profesor que a veces hay que enviarles guías, artículos o presentaciones, existe la posibilidad de crear una carpeta y compartirla con tu grupo de estudiantes, solo agregas archivos en ella y todos lo verán.

Y no puedo dejar de mencionar que OneDrive encima viene con Office online, lo que es una opción aún más útil para crear archivos directamente en OneDrive, incluso se guarda automáticamente cualquier archivo que hagas ya sea en Word, PowerPoint, Excel, OneNote.

Y dentro de los beneficios de Office online está el trabajo en equipo, ¿Cómo es eso? Verás… cuantas veces no dejamos trabajos que realizar en parejas o equipos con varios integrantes y sabemos que a veces unos trabajan más que otros, incluso a veces el trabajo solo recae en uno que hace todo el documento completo, cierto?

Pues Office online te da la opción de compartir un documento en el mismo momento en el que lo estas creando, con lo cual pueden entrar a editarlo 1, 2, 3 y más personas desde cualquier dispositivo en el que estén conectados. Manera más rápida y simple para trabajar no puede haber.

OneDrive tiene 15 gigabytes de almacenamiento gratuito y tiene su app para computadora, tableta, celular y xbox así que en otras palabras puedes sincronizar tu OneDrive en todos ellos sin ningún problema.

Con esto creo que las ventajas son bastantes. La verdad es que podría seguir tratando de decir porque es tan útil esta herramienta que nos ofrece Microsoft, pero uno no ve los beneficios tan grandes que tiene hasta que lo usas y te salva de esas incomodas y poco practicas situaciones. Así que a probarlo!

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